Заявление на хранение трудовой книжки: образец 2023 года — инструкции и образцы заявлений для работника

В каждой организации, где работник официально назначен на должность, трудовая книжка приобретает особое значение. Сколько лет нужно хранить трудовую книжку и как правильно заполнять и заверять каждое заявление? Какие документы нужно предоставить при переходе на электронную форму хранения трудовых книжек?

Ответственный за хранение трудовых книжек должен знать правила и уметь правильно заполнять заявления. В этой статье будут рассмотрены инструкции и образцы заявлений для работников, предоставленные в обновленном образце 2023 года.

Кто обязан хранить трудовую книжку, и как она должна выглядеть? Как правильно заполнять заявление на хранение и где можно получить бланк? И какой переход на электронную форму хранения трудовых книжек предусмотрен в новом образце? Все эти вопросы будут рассмотрены подробно в данной статье.

Кто приобретает бланк трудовой книжки

Кто приобретает бланк трудовой книжки

Трудовая книжка – это документ, который хранит информацию о всех предыдущих и текущих местах работы работника. Бланк трудовой книжки – это основа, на которую заполняются данные о трудовой деятельности человека. Ответственным за правильное заполнение и хранение трудовых книжек назначается специальный работник в организации.

Заявление на хранение трудовой книжки – это документ, который работник подает в организацию для получения бланка трудовой книжки. Как правило, заявление нужно заполнять в электронной форме, после чего оно должно быть заверено электронной подписью работника.

Как только работник подает заявление, организация обязана приобрести бланк трудовой книжки и заполнить его со всей необходимой информацией о работнике. Ответственным за правильное заполнение бланка трудовой книжки является вышеназначенный работник.

Количество трудовых книжек, которые нужно хранить организации, зависит от их размера и профиля деятельности. Обычно организации хранят трудовые книжки своих работников в специальном офисе или архивной комнате, где они максимально защищены от физических повреждений и несанкционированного доступа.

Таблица:
Тип организации Срок хранения трудовых книжек
Государственная организация 75 лет со дня ухода работника на пенсию или 100 лет после даты рождения работника, если он не вышел на пенсию
Частная организация 25 лет со дня ухода работника на пенсию или 50 лет после даты рождения работника, если он не вышел на пенсию

Таким образом, вопрос о приобретении бланка трудовой книжки решается работником и организацией при подаче заявления на хранение трудовой книжки. Организация обязана приобрести бланк и заполнить его со всей необходимой информацией о работнике, а затем хранить трудовую книжку в соответствии с установленными сроками.

Как назначить ответственного за хранение трудовых книжек

В каждой организации, где есть работники, должен быть назначен ответственный за хранение трудовых книжек. Это очень важная процедура, которая позволяет обеспечить сохранность и целостность документов работников.

Как объединить два и более земельных участков в один: полное руководство

Правильно назначить ответственного за хранение трудовых книжек поможет следующий образец:

Заявление на назначение ответственного за хранение трудовых книжек
ООО «Название организации»
Адрес: г. Город, ул. Улица, д. Дом
Email: info@example.com
Телефон: +7 (123) 456-7890
  1. ФИО ответственного за хранение трудовых книжек: [ФИО]
  2. Должность: [должность]
  3. Контактный телефон: [телефон]
  4. Email: [email]

Заявление:

Я, ФИО ответственного за хранение трудовых книжек, действующего на основании доверенности, заявляю о своей готовности принять на себя ответственность за хранение трудовых книжек работников нашей организации.

Обязуюсь:

  • Правильно и своевременно принимать и выдавать трудовые книжки работников;
  • Заверять копию трудовой книжки при переходе работника в другую организацию;
  • Сохранять электронную копию трудовой книжки;
  • Приобретать бланк трудовой книжки, если текущая трудовая книжка заполняется полностью;
  • Проверять целостность и правильность заполнения трудовой книжки.

Срок действия настоящего заявления: [дата]

На основании настоящего заявления и в соответствии с должностными обязанностями, ФИО ответственного за хранение трудовых книжек назначается ответственным за хранение трудовых книжек работников организации «Название организации».

Подпись:

[Подпись]

Дата заполнения заявления: [дата]

Как видно из приведенного образца, необходимо указать ФИО, должность, контактный телефон и email ответственного за хранение трудовых книжек.

Организация должна сохранять электронную копию трудовых книжек и при необходимости приобретать новые бланки трудовых книжек.

Также ответственный за хранение трудовых книжек должен правильно заполнять и заверять копию трудовой книжки при переходе работника в другую организацию.

Количество трудовых книжек, которые должен хранить ответственный, зависит от численности работников организации.

Таким образом, для правильного назначения ответственного за хранение трудовых книжек нужно заполнить заявление, указав ФИО, должность, контактный телефон и email ответственного. Он должен уметь правильно заполнять, хранить и проверять трудовые книжки работников.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

В ответственной организации, где я пребываю на трудовом договоре, со мной были озвучены следующие требования по заполнению заявления о переходе на электронную трудовую книжку:

  1. Использовать специальный бланк заявления или создать свой формат.
  2. Заявление заполняется от руки или печатается, учитывая пункты, которые будут предоставлены в организации.
  3. Содержание заявления должно указывать на желание перейти на электронную форму ведения трудовой книжки.
  4. Организация должна указать, как и сколько времени будет хранить трудовую книжку в электронной форме.
  5. Необходимость о решении начальства, которое назначит выдачу трудовой книжки.
  6. Указать, как организация будет заверять электронную трудовую книжку.
Статья за оскорбления и угрозы: наказание и ответственность

В случае приобретения электронной формы трудовой книжки, каждый работник должен иметь возможность заполнить заявление о переходе на данную технологию. На основании образца заявления, предоставленного в организации, правильно заполнить заявление каждому работнику.

Следует учитывать, что электронная форма трудовой книжки должна соответствовать правилам и требованиям законодательства и обеспечивать надежность и безопасность персональных данных каждого работника.

Нужно ли заверять заявление?

При переходе на электронную форму хранения трудовых книжек организации назначили ответственного лица, которое будет хранить данные. Теперь они сохраняются в электронном виде, что является более удобным и безопасным способом.

Заявление на хранение трудовой книжки в электронной форме можно заполнять без необходимости заверять его у нотариуса или в других организациях. Заявление о хранении трудовой книжки в электронной форме может быть простым текстовым документом, в котором нужно указать имя и должность сотрудника, а также согласие на хранение трудовой книжки в электронном виде.

Также существует специальный бланк заявления, который можно приобрести в организации. Он обеспечивает правильное оформление заявления и содержит все необходимые поля для заполнения. Однако его использование не является обязательным, и можно заполнить заявление простым текстовым документом.

Важно отметить, что заявление на хранение трудовой книжки в электронной форме должно быть подписано сотрудником самостоятельно. В случае если подпись сотрудника делается несколько позднее, чем дата заполнения заявления, необходимо указать дату подписания рядом с подписью.

Таким образом, для хранения трудовой книжки в электронной форме не требуется заверение заявления. Однако рекомендуется обращаться в организацию, чтобы уточнить, какие именно требования к оформлению заявления на хранение трудовой книжки у них существуют.

Сколько хранить в организации

Сколько хранить в организации

В соответствии с трудовым законодательством, организации обязаны хранить трудовые книжки своих работников. Но насколько долго нужно хранить трудовую книжку и какие документы необходимы для ее хранения?

Согласно статье 80 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовую книжку следует хранить в течение всего периода работы работника в данной организации. То есть, пока работник является сотрудником организации, его трудовую книжку должна хранить организация.

Однако, с появлением электронных трудовых книжек, работодатель может перейти на электронное хранение трудовых книжек. Для этого необходимо написать заявление на хранение трудовой книжки в электронном виде. Заявление составляется на бланке организации и заверяется ответственным лицом. Заявление должно быть заполнено правильно и соответствовать установленному образцу.

Организация, которая назначает хранение трудовой книжки в электронном виде, должна обеспечить технические и программные средства для хранения электронной копии трудовой книжки, а также доступ сотрудников к этой информации.

Информация из электронной трудовой книжки должна быть доступна для проверки соответствующим органам по требованию. Кроме того, при переходе работника из одной организации в другую, новая организация имеет право запросить у предыдущей организации информацию о трудовой книжке работника.

Как определить ребенка в школу по месту жительства в 2023 году

Таким образом, количество времени хранения трудовой книжки в организации не зависит от ее формата (бумажной или электронной). Организация обязана хранить трудовую книжку работника на протяжении всего периода работы в ней. При переходе работника в другую организацию, новая организация имеет право запросить информацию о трудовой книжке у предыдущей организации, независимо от формата хранения.

Как правильно заполнять заявление на хранение трудовой книжки?

Заполнение заявления на хранение трудовой книжки является важным процессом, который приобретает особое значение в связи с переходом на электронную форму ведения трудовых книжек. Ниже приведены инструкции, которые помогут вам правильно заполнить это заявление.

1. Указывать в заявлении следует полное наименование организации, в которой работник хочет хранить свою трудовую книжку.

2. Кто должен заполнять заявление? Заявление на хранение трудовой книжки заполняется работником самостоятельно.

3. В заявлении необходимо указать ФИО работника, точно так же, как они записаны в трудовой книжке.

4. Заявление на хранение трудовой книжки может быть заполнено как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Если работник желает хранить трудовую книжку в электронной форме, это следует указать в заявлении.

5. Для заполнения заявления на хранение трудовой книжки отвечает работник, то есть заявление подается им в соответствующую организацию, которая будет нести ответственность за хранение трудовой книжки.

6. Перед заполнением заявления необходимо ознакомиться с образцом заявления, который может быть предоставлен в организации.

7. При заполнении заявления необходимо оставить пустые поля, предназначенные для подписи лица, которое будет хранить трудовую книжку.

8. На заявлении не требуется заверять подпись работника.

9. Заявление на хранение трудовой книжки должно быть заполнено на специальном бланке, который выдается в организации, либо в электронной форме при заполнении онлайн.

10. Трудовая книжка должна быть подана в организацию не позднее 5 рабочих дней со дня заполнения и подписания заявления.

11. При переходе на электронную трудовую книжку заявление на хранение трудовой книжки обязательно должно быть согласовано с ответственным за ведение трудовой книжки в организации.

Все эти инструкции помогут вам правильно заполнить заявление на хранение трудовой книжки и обеспечить правильное хранение трудовых документов в вашей организации.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридический блог